Excel funkcija VLOOKUP

Excel funkcija VLOOKUP je ena najbolj uporabnih Excel funkcij. Z njo lahko pridobimo točno določene podatke iz enega konca Excel datoteke in jih prikažemo na drugem koncu. Na ta način si lahko sestavimo najrazličnejša poročila, lažje analiziramo podatke, ali pa jih povsem preoblikujemo in si sestavimo recimo nadzorno ploščo, ki nam pride prav pri vsakodnevnem delu.

V tem članku si bomo pogledali primer pošiljanja ponudb potencialnim strankam, katerih podatke imamo shranjene v Excel datoteki, ki ima dva lista. Prvi list vsebuje splošne podatke potencialnih strank (med njimi tudi e-poštni naslov), drugi list pa prodajne priložnosti, ki jim manjka ravno e-poštni naslov.

Tekom pošiljanja ponudb bomo morali torej odpreti drugi list, da izvemo, kaj moramo za stranko narediti in nato prvi list, da dobimo njen email. Enako za drugo stranko, in tretjo, in četrto… skratka nenehno preklapljanje med obema listoma.

Tega si zagotovo ne želimo in bomo raje uporabili funkcijo VLOOKUP, ki bo strankin email našla v prvem listu in ga izpisala ob ustrezni prodajni priložnosti v drugem listu. 👈 Ful boljš!

Preden pa gremo na ta primer, si poglejmo, kako je VLOOKUP funkcija sestavljena.

=VLOOKUP(iskana_vrednost; obseg_iskanja; številka_stolpca; [način_iskanja])

• iskana_vrednost: Vrednost, ki jo želimo poiskati.
• obseg_iskanja: Obseg celic, kjer bomo iskali. Prvi stolpec mora biti tisti, ki vsebuje iskano vrednost. Obseg mora obenem vsebovati tudi stolpec, katerega vrednost želimo prikazati, v kolikor funkcija VLOOKUP najde iskano vrednost.
• številka_stolpca: Številka stolpca, katerega vrednost želimo prikazati.
• način_iskanja: Neobvezno. Pove, ali želimo izvesti natančno ujemanje (FALSE) ali približno ujemanje (TRUE ali izpuščeno). V veliki večini primerov želimo izvesti natančno ujemanje (FALSE).

Nekaj primerov formul:

=VLOOKUP(A2;$A$2:$C;3;FALSE)
=VLOOKUP("Banana";B2:E7;1;FALSE)
=VLOOKUP($G$2;Seznam!$A:$F;2;FALSE)

Še to:

• Funkcija VLOOKUP vrne natanko en rezultat. Če se torej iskana vrednost pojavi večkrat, bo funkcija VLOOKUP vrnila prvo, ki jo najde, in to ta zgornjo, saj iskanje poteka od zgoraj navzdol.
• Posledično je najbolje, če funkcijo VLOOKUP uporabimo na nizu unikatnih vrednostih tj. vrednosti, kjer se vsaka pojavi natanko enkrat, saj smo edino tako lahko prepričani, da bomo vsakič dobili pravi rezultat.
• Če iskana vrednost ni najdena, bo funkcija VLOOKUP vrnila #N/A.

Postopek

V drugi list dodamo stolpec, kjer želimo videti emaile potencialnih strank. Z desnim gumbom miške kliknemo stolpec D, ga tako označimo in nato izberemo Vstavi (Insert).

Novemu stolpcu damo naslov “Email”.

V celico D2 vnesemo naslednjo formulo:

=VLOOKUP(E2;Kontakti!$A:$D;4;FALSE)

• iskana_vrednost = E2
  E-poštne naslove strank bomo najlažje našli preko identifikacijskih številk strank, saj so te unikatne in nahajajo se v obeh listih.
• obseg_iskanja = Kontakti!$A:$D
  Obseg iskanja obsega celotne stolpce A, B, C in D v listu “Kontakti”. Iskana vrednost se nahaja v prvem stolpcu (A), prikazana vrednost pa v četrtem stolpcu (D), kar določimo z argumentom številka_stolpca. Obseg napišemo z absolutno referenco, se pravi “Kontakti!$A:$D” in ne “Kontakti!A:D”, saj bomo drugače formulo v naslednjem koraku pokvarili.
• številka_stolpca = 4
  Ko funkcija VLOOKUP najde identifikacijsko številko stranke, prikaže vrednost iz četrtega stolpca.
• način_iskanja = FALSE
  Želimo natančno ujemanje (FALSE) identifikacijskih številk in ne približnega ujemanja (TRUE).

Izberemo celico, kjer imamo pripravljeno formulo s funkcijo VLOOKUP, primemo njen desni spodnji rob oz. tako imenovano zapolnitveno ročico in jo povlečemo čez vse celice, kamor želimo vnesti to formulo. Alternativno lahko zapolnitveno ročico kliknemo dvakrat.

Če v tem koraku ne bi imeli formule spisane z absolutnimi referencami (dolar znaki ala $A:$D), bi dobili pomanjkljive rezultate. To lahko preizkusite na lastnih podatkih: Več vrstic kot imate, bolj očitne bodo napake oz. več bo nenajdenih vrednosti.

VLOOKUP formule na koncu izgledajo takole:

Podatki pa takole:

Zdaj bomo lažje pošiljali ponudbe našim potencialnim strankam, saj imamo e-poštne naslove točno tam, kjer jih potrebujemo in nam posledično ne bo potrebno nenehno preklapljati med obema listoma.

In to je to, zdaj znamo uporabljati Excel funkcijo VLOOKUP. 🎉

~ ~ ~

Želite boljše tabele?
Za vas izdelam Excel tabele ali Google Sheets preglednice po naročilu.

Excel vodiči:
Dvojniki · Filtriranje · Pogojno oblikovanje · Sortiranje · Spustni seznam · VLOOKUP