Excel spustni seznam (imenovan tudi Excel spustni meni) omogoča hiter in prijeten vnos podatkov ter zmanjšuje število napak pri vnosu le-teh. Sledijo najkrajša možna navodila, kako ga ustvariti:
- Izberi celice.
- Klikni zavihek Podatki.
- Klikni Preveri veljavnost podatkov.
- Pod Dovoli izberi Seznam.
- Pod Vir vnesi izbire (ločene s podpičji).
- Klikni V redu.
Poglejmo še v slikah, kako ustvariti preprost spustni seznam v Excelu.
1. Izbereš celice, kamor želiš vstaviti spustni seznam.
2. Klikneš zavihek Podatki (Data).
3. Klikneš Preveri veljavnost podatkov (Data validation).
4. Pod Dovoli (Allow) izbereš Seznam (List).
5. Pod Vir (Source) vneseš izbire in jih ločiš s podpičji.
6. Klikneš V redu (OK).
In na ta način ustvariš preprost Excel spustni seznam.
Slednji seveda ni edini način, kako ustvariti spustni seznam v Excelu. Naj vam pokažem naprednejši način, ki omogoča odličen pregled vseh ustvarjenih spustnih seznamov, enostavno dodajanje novih izbir in brezskrbno uporabo, saj ga je težko ponesreči pokvariti.
Napreden Excel spustni seznam
1. Ustvariš nov zavihek in ga poimenuješ “Nastavitve” (po angleško “Settings”).
Ta zavihek bomo uporabljali za “nastavljanje” izbir spustnega seznama, toda ne samo trenutnega, temveč prav vseh spustnih seznamov, ki jih bomo ustvarili v tej Excel datoteki. Vsak spustni seznam v svoj stolpec.
2. Označiš 9. vrstico in pod njo narišeš črto.
Zakaj črta? Da vizualno ločimo navodila od podatkov za spustne sezname. Prvih 9 vrstic bomo namreč namenili:
- navodilom, kako uporabljati podatke
- razlagi, za kakšne podatke gre in
- raznoraznim zapiskom, ki lahko pridejo prav drugim uporabnikom te Excel datoteke ali nam v prihodnosti, ko bomo pozabili, kako in zakaj smo spustne sezname sestavili tako kot smo jih.
Zakaj devet vrstic? Ker je to ravno dovolj prostora za navodila in ker si je enostavno zapomniti, da se podatki za spustne sezname pričnejo v 10. vrstici tj. prvi dvomestni številki.
3. Napišeš navodila. Moja ponavadi zgledajo takole:
4. Vneseš izbire za spustni seznam.
5. Označiš vse vnesene izbire in na tipkovnici pritisneš Ctrl+T, da jih pretvoriš v tabelo.
Prednost sklicevanja na tabelo je, da lahko vanjo vnašamo podatke kadarkoli in ti so takoj prikazani v spustnem seznamu. V kolikor pa se na podatke sklicujemo, ko ti niso oblikovani kot tabela, bo verjetno potrebno popraviti tudi sklic nanje, kar je nepotrebno dodatno delo.
6. Naslov stolpca preimenuješ v “Ljudje”.
7. Klikneš kamorkoli na tabelo, nato zavihek Načrt tabele (Table design) in levo zgoraj preimenuješ tabelo v “setLjudje”.
Ta korak je poljuben, a ga vseeno priporočam, saj se na tabele lažje sklicujemo, če imajo smiselna imena, ki si jih zlahka zapomnimo. Vse tabele v zavihku “Nastavitve” posledično poimenujem s predpono “set”, da vem, da gre za nastavitve (po angleško “settings”). Preostanek imena prilagodim vsebini tabele.
8. Klikneš zavihek Formule (Formulas) in nato Upravitelj imen (Name manager).
9. Klikneš Novo (New).
10. Pod Ime (Name) vneseš “Ljudje” in nato klikneš vnosno polje Se sklicuje na (Refers to).
Ime si je najlažje zapomniti, če uporabimo istega za stolpec in za sklic, ki ga bomo vnesli v preverjanje veljavnosti podatkov. V našem primeru obakrat uporabimo besedo “Ljudje”.
11. Izbereš vse celice ustvarjene tabele razen imena stolpca tako, da se v vnosnem polju Se sklicuje na (Refers to) pojavi sklic:
=setLjudje[Ljudje]To pomeni, da se sklicuješ na tabelo “setLjudje”, specifično na njen stolpec “Ljudje”.
12. Klikneš V redu (OK).
13. Klikneš Zapri (Close).
14. Slediš navodilom za ustvarjanje preprostega Excel spustnega seznama do vključno točke 4.
…
…
Dobrodošli nazaj!
15. V vnosno polje Vir (Source) tokrat ne vneseš izbir kot takšnih, temveč referenco na tabelo, ki si jo ravnokar dodal v Upravitelja imen (Name manager):
=Ljudje
16. Klikneš V redu (OK).
Preprosti in napredni Excel spustni seznam se na prvi pogled sicer ne razlikujeta…
… je pa v naprednejšo različico enostavneje dodajati nove izbire, imeti odličen pregled nad vsemi spustnimi meniji in težje pokvariti vse skupaj.
In to je to. Zdaj znate ustvarjati spustne sezname in si poenostaviti delo v Excelu 🎉
~ ~ ~
Želite boljše tabele?
Za vas izdelam Excel tabele ali Google Sheets preglednice po naročilu.
Excel vodiči:
Dvojniki · Filtriranje · Pogojno oblikovanje · Sortiranje · Spustni seznam · VLOOKUP