Excel spustni seznam

Excel spustni seznam (imenovan tudi Excel spustni meni) omogoča hiter in prijeten vnos podatkov ter zmanjšuje število napak pri vnosu le-teh. Sledijo najkrajša možna navodila, kako ga ustvariti:

  1. Izberi celice.
  2. Klikni zavihek Podatki.
  3. Klikni Preveri veljavnost podatkov.
  4. Pod Dovoli izberi Seznam.
  5. Pod Vir vnesi izbire (ločene s podpičji).
  6. Klikni V redu.
Excel spustni seznam

Poglejmo še v slikah, kako ustvariti preprost spustni seznam v Excelu.

1. Izbereš celice, kamor želiš vstaviti spustni seznam.

Excel spustni seznam - 2. izberi celice

2. Klikneš zavihek Podatki (Data).

Excel spustni seznam - 3. zavihek podatki

3. Klikneš Preveri veljavnost podatkov (Data validation).

Excel spustni seznam - 4. preveri veljavnost podatkov

4. Pod Dovoli (Allow) izbereš Seznam (List).

Excel spustni seznam - 5. dovoli seznam

5. Pod Vir (Source) vneseš izbire in jih ločiš s podpičji.

Excel spustni seznam - 6. vir

6. Klikneš V redu (OK).

Excel spustni seznam - 7. potrditev

In na ta način ustvariš preprost Excel spustni seznam.

Excel spustni seznam - 8. rezultat

Slednji seveda ni edini način, kako ustvariti spustni seznam v Excelu. Naj vam pokažem naprednejši način, ki omogoča odličen pregled vseh ustvarjenih spustnih seznamov, enostavno dodajanje novih izbir in brezskrbno uporabo, saj ga je težko ponesreči pokvariti.

Napreden Excel spustni seznam

1. Ustvariš nov zavihek in ga poimenuješ “Nastavitve” (po angleško “Settings”).

Excel spustni seznam - 9. ustvari nov list
Excel spustni seznam - 10. ustvarjen nov list

Ta zavihek bomo uporabljali za “nastavljanje” izbir spustnega seznama, toda ne samo trenutnega, temveč prav vseh spustnih seznamov, ki jih bomo ustvarili v tej Excel datoteki. Vsak spustni seznam v svoj stolpec.

2. Označiš 9. vrstico in pod njo narišeš črto.

Excel spustni seznam - 11. podčrtaj vrstico

Zakaj črta? Da vizualno ločimo navodila od podatkov za spustne sezname. Prvih 9 vrstic bomo namreč namenili:

  • navodilom, kako uporabljati podatke
  • razlagi, za kakšne podatke gre in
  • raznoraznim zapiskom, ki lahko pridejo prav drugim uporabnikom te Excel datoteke ali nam v prihodnosti, ko bomo pozabili, kako in zakaj smo spustne sezname sestavili tako kot smo jih.
Excel spustni seznam - 12. ločena navodila in podatki

Zakaj devet vrstic? Ker je to ravno dovolj prostora za navodila in ker si je enostavno zapomniti, da se podatki za spustne sezname pričnejo v 10. vrstici tj. prvi dvomestni številki.

3. Napišeš navodila. Moja ponavadi zgledajo takole:

Excel spustni seznam - 13. navodila

4. Vneseš izbire za spustni seznam.

Excel spustni seznam - 14. vnešene izbire

5. Označiš vse vnesene izbire in na tipkovnici pritisneš Ctrl+T, da jih pretvoriš v tabelo.

Excel spustni seznam - 15. ustvari tabelo

Prednost sklicevanja na tabelo je, da lahko vanjo vnašamo podatke kadarkoli in ti so takoj prikazani v spustnem seznamu. V kolikor pa se na podatke sklicujemo, ko ti niso oblikovani kot tabela, bo verjetno potrebno popraviti tudi sklic nanje, kar je nepotrebno dodatno delo.

6. Naslov stolpca preimenuješ v “Ljudje”.

Excel spustni seznam - 16. ustvarjena tabela

7. Klikneš kamorkoli na tabelo, nato zavihek Načrt tabele (Table design) in levo zgoraj preimenuješ tabelo v “setLjudje”.

Excel spustni seznam - 17. ime tabele

Ta korak je poljuben, a ga vseeno priporočam, saj se na tabele lažje sklicujemo, če imajo smiselna imena, ki si jih zlahka zapomnimo. Vse tabele v zavihku “Nastavitve” posledično poimenujem s predpono “set”, da vem, da gre za nastavitve (po angleško “settings”). Preostanek imena prilagodim vsebini tabele.

8. Klikneš zavihek Formule (Formulas) in nato Upravitelj imen (Name manager).

Excel spustni seznam - 18. zavihek formule

9. Klikneš Novo (New).

Excel spustni seznam - 19. upravitelj imen

10. Pod Ime (Name) vneseš “Ljudje” in nato klikneš vnosno polje Se sklicuje na (Refers to).

Excel spustni seznam - 20. novo ime

Ime si je najlažje zapomniti, če uporabimo istega za stolpec in za sklic, ki ga bomo vnesli v preverjanje veljavnosti podatkov. V našem primeru obakrat uporabimo besedo “Ljudje”.

Excel spustni seznam - 21. ime stolpca in sklica

11. Izbereš vse celice ustvarjene tabele razen imena stolpca tako, da se v vnosnem polju Se sklicuje na (Refers to) pojavi sklic:

=setLjudje[Ljudje]

To pomeni, da se sklicuješ na tabelo “setLjudje”, specifično na njen stolpec “Ljudje”.

Excel spustni seznam - 22. se sklicuje na

12. Klikneš V redu (OK).

Excel spustni seznam - 23. potrditev novega imena

13. Klikneš Zapri (Close).

Excel spustni seznam - 24. prikaz novega imena

14. Slediš navodilom za ustvarjanje preprostega Excel spustnega seznama do vključno točke 4.


Dobrodošli nazaj!

15. V vnosno polje Vir (Source) tokrat ne vneseš izbir kot takšnih, temveč referenco na tabelo, ki si jo ravnokar dodal v Upravitelja imen (Name manager):

=Ljudje
Excel spustni seznam - 25. preverjanje veljavnosti podatkov

16. Klikneš V redu (OK).

Excel spustni seznam - 26. potrditev preverjanja veljavnosti podatkov

Preprosti in napredni Excel spustni seznam se na prvi pogled sicer ne razlikujeta…

Excel spustni seznam - 8. rezultat

… je pa v naprednejšo različico enostavneje dodajati nove izbire, imeti odličen pregled nad vsemi spustnimi meniji in težje pokvariti vse skupaj.

In to je to. Zdaj znate ustvarjati spustne sezname in si poenostaviti delo v Excelu 🎉

~ ~ ~

Želite boljše preglednice?
Za vas izdelam Excel tabelo ali Google Sheets preglednico po naročilu.

Excel vodiči:
Dvojniki · Filtriranje · Pogojno oblikovanje · Sortiranje · Spustni seznam · VLOOKUP